綿陽(yáng)水務(wù)集團檔案管理躍上新臺階
時(shí)間: 2011-04-20 16:25:59
中國水星消息（信息員 賈璽） 近日，四川省綿陽(yáng)市水務(wù)集團檔案規范化管理工作，順利通過(guò)省一級達標測評驗收。這標志著(zhù)該公司檔案管理繼2006年以滿(mǎn)分成績(jì)獲得“省二級檔案規范化管理達標證書(shū)”后，再度躍上一個(gè)新的臺階。
近年來(lái)，隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )的持續發(fā)展，城市供排水工作的精細化、規范化要求也越來(lái)越高。為了使城市供排水事業(yè)實(shí)現新突破、新發(fā)展，固本強基尤為重要。作為企業(yè)精細化管理的重要組成部分，綿陽(yáng)水務(wù)集團創(chuàng )新理念，深思熟慮，認真從最基礎性的檔案工作抓起，從細微處著(zhù)手，大力實(shí)施了檔案規范化建設，進(jìn)一步提高檔案工作水平，以一流的檔案管理服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的中心工作。
領(lǐng)導重視檔案規范化管理氛圍濃郁
綿陽(yáng)水務(wù)集團注重強化檔案目標管理。該集團把檔案管理作為一項重要工作列入了領(lǐng)導工作日程，要求從行政檔案到業(yè)務(wù)檔案全部實(shí)施規范化管理，納入年度目標考核，與獎懲掛鉤。多次在公司會(huì )議上強調檔案工作，積極開(kāi)展檔案管理培訓和檢查活動(dòng)，切實(shí)解決人員、經(jīng)費、設備等具體問(wèn)題。
與此同時(shí)，綿陽(yáng)水務(wù)集團落實(shí)檔案管理機構和人員，調整充實(shí)了檔案工作管理人員，配備了專(zhuān)職檔案員4名，各業(yè)務(wù)部門(mén)和所屬各公司設置了兼職檔案員25名，逐步建立了集團公司領(lǐng)導分管、公司檔案室主管、各部門(mén)專(zhuān)、兼職檔案員協(xié)助管理的三級檔案管理體系，形成了上下齊心合力、齊抓共管的良好局面，做到了領(lǐng)導、機構、制度、管理“四個(gè)統一”。
為了使檔案規范化管理落實(shí)到位，綿陽(yáng)水務(wù)集團積極從硬件和軟件兩個(gè)方面搭建平臺。在硬件上加大投入，建立高標準檔案室，該集團每年都為檔案管理批設了專(zhuān)項資金。先后投資10余萬(wàn)元進(jìn)行檔案室改造，添置了檔案專(zhuān)用密集架、書(shū)柜、空調等固定設施，還添置了光盤(pán)打印機、刻錄機、計算機、高性能服務(wù)器等電子設備，檔案保管的條件大為改善。檔案室做到了設施設備齊全，切實(shí)達到“十防”要求。
搭建平臺檔案規范化管理創(chuàng )新發(fā)展
按照《檔案法》和相關(guān)規定，綿陽(yáng)水務(wù)集團集團結合自身檔案工作情況，組織制定了《部門(mén)文件材料歸檔細則》、《綿陽(yáng)市水務(wù)集團檔案分類(lèi)實(shí)施細則》等檔案保管、保密、使用、歸檔、專(zhuān)職檔案工作人員職責等各項業(yè)務(wù)規章制度和檔案基礎管理制度，初步形成了包含收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開(kāi)發(fā)等環(huán)節在內的一整套科學(xué)規范的檔案管理運轉流程，包括文書(shū)科技檔案、會(huì )計檔案、人事檔案、底圖檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等共計15大類(lèi)，細分為30種小類(lèi)，極大地豐富了檔案室藏卷，保證了保存的檔案門(mén)類(lèi)齊全，結構合理，案卷質(zhì)量符合規范，為檔案工作實(shí)現規范化管理奠定了堅實(shí)基礎。
同時(shí)，綿陽(yáng)水務(wù)集團注重立卷歸檔工作質(zhì)量化。根據不同檔案門(mén)類(lèi)和管理期限，在質(zhì)量上做到了“四統一”，即統一按案卷排列順序編制卷號；統一打印卷內文件目錄；統一按類(lèi)別規范歸檔文件目錄；統一按順序歸檔。近年來(lái)，由于綿陽(yáng)水務(wù)集團重大建設項目的增多，為規范工程項目檔案管理，該集團指定專(zhuān)職檔案管理人員全程參與項目建設，進(jìn)一步明確了項目檔案歸檔范圍、圖紙編制和整理裝訂要求。要求施工、監理、建設單位對歸檔項目文件材料進(jìn)行自查、審核，層層把關(guān)，建立工程項目竣工文件歸檔審查記錄，從而有效保證了歸檔文件材料的完整齊全。
在災后重建工作中，綿陽(yáng)水務(wù)集團先后接受了國家、省、市各級單位的多次嚴格檢查，規范的檔案管理和資料，為上級部門(mén)了解工程項目進(jìn)展，檢查工程項目實(shí)施情況提供了準確、全面的資料，受到各級領(lǐng)導和部門(mén)的高度肯定。
幾年來(lái)，綿陽(yáng)水務(wù)集團一直堅持不懈強化管理，檔案管理作為基礎管理的重要環(huán)節，不更新，不變革就無(wú)法適應公司飛速發(fā)展的需要。因此，該集團創(chuàng )新工作思路，結合企業(yè)自身實(shí)際不斷積極探索，在檔案管理方面采取了多項改革措施。比如，自2003年開(kāi)始推進(jìn)戶(hù)表工程，每年約有上千份竣工檔案產(chǎn)生，為便于查找利用，綿陽(yáng)水務(wù)集團改革了工程檔案的分類(lèi)和立卷方式，一個(gè)工程一個(gè)檔案；為提高工作效率，該集團設計了戶(hù)表工程檔案樣表，節約了立卷時(shí)間和成本。為避免設備、人事管理和檔案管理分屬不同部門(mén)，造成各自為政工作脫節的情況，檔案管理人員主動(dòng)溝通，將庫存靜態(tài)的設備、人事檔案與公司動(dòng)態(tài)的設備人事管理系統通過(guò)統一的編號聯(lián)系起來(lái)，從而達到對設備、人事檔案的精確管理和快速查詢(xún)。
印章是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權的重要憑證和工具，隨著(zhù)企業(yè)的不斷發(fā)展，也就相應會(huì )產(chǎn)生作廢印章，為加強作廢印章管理，綿陽(yáng)水務(wù)集團將其納入了檔案管理體系，規范了作廢印章處理流程，并設計訂制了作廢印章柜，對作廢印章進(jìn)行登記造冊，集中統一管理，將其作為實(shí)物檔案真實(shí)反映公司的歷史變遷。另外，該集團還建立了企業(yè)的資信檔案，自己設計并制作了資信檔案袋；制訂了獎牌獎狀編號方法，設計定做獎牌檔案柜，收錄了獎牌63塊。通過(guò)種種舉措，讓檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作。
信息主導檔案管理實(shí)現網(wǎng)絡(luò )信息化
隨著(zhù)企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)及數量急劇增加，綿陽(yáng)水務(wù)集團緊緊圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，以“檔案管理科學(xué)化、規范化、現代化”為目標，充分利用檔案資源效能，建設檔案信息化管理系統。1997年，綿陽(yáng)水務(wù)集團開(kāi)發(fā)出“檔案計算機管理系統”單機版，實(shí)現了用計算機對檔案進(jìn)行管理，單機版管理系統的建立突破了傳統的手工管理方式，實(shí)現了檔案管理的計算機化，滿(mǎn)足了公司日益增多的文件材料種類(lèi)及數量的要求，保障了文件材料的完整與安全，過(guò)去粗放管理逐步走向了規范管理。
近年來(lái)，綿陽(yáng)水務(wù)集團認識到了傳統的機讀目錄管理方式的局限與落后，單機版本管理系統固有的缺陷難使其再承擔大規模檔案管理的需要。為適應信息化辦公，結合檔案資料的結構和實(shí)際情況，綿陽(yáng)水務(wù)集團決定開(kāi)發(fā)建設新的網(wǎng)絡(luò )版“檔案管理系統”。通過(guò)兩年多時(shí)間的建設和試運行，2009年10月底，新系統通過(guò)驗收合格，正式投入使用。
綿陽(yáng)水務(wù)集團檔案管理系統是典型的C/S模式，借以web站點(diǎn)形式進(jìn)行操作，對不同操作級別劃分不同僅限，保證每個(gè)授權用戶(hù)都可以使用，整體上達到了分層實(shí)施，統一管理的目的。此套新檔案管理系統的研發(fā)，充分貼合綿陽(yáng)水務(wù)集團當前檔案管理工作的實(shí)際，吸取并延續了原檔案管理系統的優(yōu)點(diǎn)，并就當前及今后一段時(shí)期的功能需求進(jìn)行了模塊研發(fā)，使系統更具科學(xué)性、嚴謹性，使用更加快捷、方便。整個(gè)系統分為檔案管理、圖書(shū)管理、系統管理、資料查詢(xún)四大類(lèi)。其中檔案管理和圖書(shū)管理支持利用、統計、報表等多項功能，對借閱文本的歸還實(shí)現了系統定期統計、定期提醒；系統還加入了全文標識、電子版檔案等新功能，
新的檔案管理系統擺脫了封閉式的檔案管理模式，集中統一了公司檔案信息資源，最大限度實(shí)現了檔案信息資源的共享，實(shí)現了全集團檔案信息的無(wú)障礙交流與利用；優(yōu)化了該集團檔案管理流程，減少了多余流程及重復的手工操作，節約了運營(yíng)成本。系統采用文件歸檔和案卷歸檔兩種方式，每一種歸檔再細分為若干個(gè)流程：未分類(lèi)、預歸檔、歸檔處理、編目入庫、查詢(xún)、權限授予、鑒定銷(xiāo)毀、檔案打印等。檔案管理與網(wǎng)絡(luò )平臺實(shí)現了緊密結合，科學(xué)高效、信息化檔案管理系統平臺的建立，為綿陽(yáng)水務(wù)集團檔案管理工作的推進(jìn)注入了新的活力。檔案管理系統達到了預期目的，貼合了綿陽(yáng)水務(wù)集團檔案管理的實(shí)際需求，它的運行，標志著(zhù)綿陽(yáng)水務(wù)集團檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍，也標志著(zhù)該集團檔案管理信息化邁上了一個(gè)新的臺階！
2009年，綿陽(yáng)水務(wù)集團共向新的檔案管理系統導入3400多卷案卷，21000份文件，涉及數據十萬(wàn)多條，為確保導入數據的準確，檔案管理人員逐一對照庫藏文件核實(shí)修正，做到“帳物相符”。在做好年度歸檔工作的同時(shí)，綿陽(yáng)水務(wù)集團還著(zhù)重進(jìn)行歷年文書(shū)檔案電子文件及工程圖紙CAD電子文件的收集，尤其是行政文件，為數字檔案信息化建設積累了寶貴的電子檔案資源。
深化應用檔案管理服務(wù)企業(yè)工作大局
檔案管理的目的是開(kāi)發(fā)和利用，把檔案資料的“死信息”變成“活數據”服務(wù)于城市供排水事業(yè)是綿陽(yáng)水務(wù)集團提升檔案管理工作水平的最終目標。近年來(lái)，該集團在搞好檔案管理的同時(shí)，積極搞好檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，為領(lǐng)導決策服務(wù)，為工程建設服務(wù)，為行政管理服務(wù)，提供了大量的檔案資料。
該集團開(kāi)展了檔案電話(huà)查閱、開(kāi)架閱覽等服務(wù)，先后建立了企業(yè)資信證照檔案、組織機構沿革及人事變動(dòng)、國土證、房產(chǎn)證、各公司簡(jiǎn)介、戶(hù)表工程結算表等十幾種編研成果。綿陽(yáng)水務(wù)集團從2009年開(kāi)始，全面建設企業(yè)內控體系，建立的編研成果為體系建設提供了有效的歷史管理制度資料，有力推動(dòng)了內控體系建設工作的有序開(kāi)展。檔案室還注重在該集團的內部刊物和公司網(wǎng)站上進(jìn)行投稿，介紹檔案室工作情況，向職工廣泛宣傳檔案。
為方便檔案查詢(xún)和借閱，檔案室逐步完善了各種檢索工具，形成《檔案移交目錄》、《圖書(shū)移交目錄》、《十大類(lèi)檔案案卷目錄》、《底圖檔案目錄》、《實(shí)物檔案目錄》、《磁性載體檔案目錄》、《編研目錄》、《文號目錄》、《全宗指南》等多種檢索工具，覆蓋了庫藏檔案的每個(gè)類(lèi)別，大大提高了檔案借閱和查詢(xún)效率。近年來(lái)，該集團檔案室先后為各部門(mén)和所屬各公司提供借閱、協(xié)查檔案4000多人次，提供利用檔案6387件。近年來(lái)，綿陽(yáng)水務(wù)集團在研究制定重大決策、措施和規劃，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技改技革、重大項目建設等工作時(shí)，都注重從檔案資料中尋找歷史借鑒和依據，充分挖掘檔案信息資源，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。檔案工作在綿陽(yáng)水務(wù)集團的發(fā)展中起著(zhù)越來(lái)越重要的作用。
檔案是與人類(lèi)依存千年的瑰寶。當今社會(huì )，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中具有了更為重要的作用，做好檔案管理工作對于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。綿陽(yáng)水務(wù)集團將以檔案規范化管理省一級為新的起點(diǎn)，在一起發(fā)展中，繼續創(chuàng )新思路，多措并舉，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現新的提高和飛躍。
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